【税理士が解説】経費にできる正しい領収書のもらい方とは?

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支出を必要経費であるということを証明するために、とても重要な領収書

ただ、領収書には日付や宛名などの項目が正しく記載されている必要があり、正しいもらい方があるので注意しましょう。

この記事では、

  • 領収書に記載されている項目
  • 領収書はレシートでも代用可能
  • 領収書が存在しない品物や、領収書をもらい忘れたときの対応
  • 領収書の保管期限

について詳しく解説していきます。

領収書に記載されている項目

領収書に記載するべき必須項目は、

  • 日付
  • 宛名
  • 金額
  • 但し書き
  • 発行者の住所と氏名
  • 印紙(金額が税込5万円以上の場合)

です。

ここからは、それぞれのポイントについて解説していきます。

日付

日付は、領収書を発行した日です。

日付の書き方は、西暦、和暦どちらでも構いませんが、省略は認められません

【例】

  • 2021年1月1日
  • 令和3年1月1日
  • 2021/1/1

宛名

宛名は、受取人(自身)の名前や会社名です。

宛名を「上様」と記載することもできますが、その場合は会社のための経費なのか、私用で使った経費なのかが証明しにくい領収書となってしまいます。税務調査が入って領収書を調べられた際に、有効な領収書として認められない恐れもあるため注意しましょう。

ただし、例外として、以下の場合は「上様」と記載しても法的に有効な領収書として認められます。

  • 小売業、飲食業、駐車場業、写真業、旅行業などの特定の業種
  • 記載金額が3万円未満

【参考】
e-GOV法令検索:昭和六十三年法律第百八号 消費税法 第30条
e-GOV法令検索:昭和六十三年政令第三百六十号 消費税法施行令49条

金額

金額は、受け取った金額です。

相違がないか確認しておきましょう。

また、金額は改ざん防止のために以下のように記載します。

  • 金額の先頭に「¥」もしくは「金」
  • 末尾には「ー」「※」「也」
  • 数字3桁ごとに「,」

     

【例】

  • ¥○○○,○○○※
  • ¥○○○,○○○−
  • 金○○○,○○○円也

但し書き

但し書きは、具体的な品名(もしくは用途)です。

複数の商品を購入した場合は、「金額が一番高かった商品の品名+他」といった書き方でも問題ありません。

よく使われる「お品代」でも問題はありませんが、宛名の「上様」と同様に、税務調査が入った時の印象はあまり良くありませんのでおすすめはしません。

【例】

  • パソコン代
  • 書籍代
  • 飲食代
  • 文房具代

発行者の住所と氏名

領収書に発行者の住所・氏名または会社名などが入っているかも確認しておきましょう。

印紙

領収書の金額が5万円(税込)以上の場合は収入印紙の貼り付けが必要となります。

印紙の価格は、

  • 5万円以上100万円以下は200円
  • 100万円超200万円以下は400円

といった風に定められています。

収入印紙代は領収書の発行者が負担します。

【参考】国税庁:契約書や領収書と印紙税

領収書はレシートでも代用可能

レシートでも、上記の領収書と同じような項目が入っているであれば領収書の代用として認められます

むしろ、レシートは情報の改ざんが難しく、どんな商品を購入したのかも明確です。手書きの領収書と比べて信憑性が高いと判断されるケースもあります。

ただし、規則で「経費の証明は領収書のみ」と定めている会社ありますので、会社の規則をしっかりと確認しておきましょう。

領収書が存在しない品物や領収書をもらい忘れたときの対応

結婚式のご祝儀やお葬式の香典、自動販売機での商品の購入など、そもそも領収書が存在しない場合は、「出金伝票」を残しておきましょう

また、領収書をもらい忘れてしまった場合は、先ほど解説したようにレシートがあればレシートで代用することが可能です。

無くしてしまった場合も「出勤伝票」に記録しておくことで、領収書の代わりとなります。

再発行を依頼するという方法もありますが、二重発行した領収書の不正使用を防ぐために、再発行の依頼は拒否されることがほとんどです

領収書以外でも、しっかりと証拠資料を残しておくことにより、支出を経費に入れることができるのです。

出金伝票には、以下の4つを記載します。

  • 支払いをした日付
  • 支払先
  • 支払った金額
  • 取引内容・サービス内容

領収書の保管期限

法人と青色申告を行なった個人事業主の場合、領収書やレシートは7年間(白色申告の場合は5年間)保管することが義務づけられています。

保管期間中に税務調査が入り、提出を求められた場合は速やかに応じましょう。

わかりやすいように月ごとにまとめておくことをおすすめします

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