【税理士が解説】見積書の書き方や有効期限、支払条件など

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ビジネスの取引では、見積書、発注書、請求書、領収書など、さまざまな書類を作成する必要があります。

その中でも見積書は、正式な契約を交わす際の内容確認など、仕事獲得のファーストステップとなる重要な書類です。

一般的に、発注者は複数の会社の見積書を比較し、発注するかどうかを検討します。

受注確率を少しでも上げるために、ポイントや注意点などに気をつけて適切な見積書を作成するようにしましょう。

今回この記事では、

  • 見積書とは
  • 見積書の書き方
  • 見積書を作成する際のポイント・注意点

について詳しく解説していきます。

見積書とは

見積書とは、正式の契約を結ぶ前の内容確認として活用される書類です。

見積書には金額、品名、数量、単価などの項目が記載されており、発注者はその内容を確認し、発注するかどうかを検討します。受注者が発行した見積書が発注者の要望に合わない場合は、再度見積もり依頼を受けることもあります。

見積書が必要とされる主な場面は以下のふたつです。

  • 契約前の内容の確認
    …具体的な契約内容を記載し、お互いの認識の相違をなくすことでトラブルを回避できます。
  • 価格や内容の比較
    …発注者は価格や内容を比較するために、同じ条件で複数の会社に見積を依頼している場合があります。これは「相見積もり」と呼ばれ、よく行われる見積書の活用方法です。

見積書の書き方

見積書の書き方について解説していきます。

見積書は、正式な契約を交わす前の重要な書類となりますので、誤りがないように注意しましょう。

記入項目

  • タイトル
    …見積書ということがわかるように、一番上の真ん中に記載します。
    「見積書」「お見積書」と表記するのが一般的です。
  • 宛先
    …発注者の個人名や企業名を省略せずに記載します。必要に応じて支店名や部署、役職なども記載します。
    【例】
    会社宛:○○株式会社 御中
    社長宛:○○株式会社 代表取締役 ○○様
    担当者宛:○○株式会社 〇〇部署 ○○様
  • 件名
    …何の見積書なのかがわかるように、商品名やサービス名を記載します。
  • 有効期限
    …原材料費の変動などに備えて、見積書の有効期限を記載します。有効期限を設けることで、トラブルの回避にもつながります。
    「有効期限:〇〇年〇〇月〇〇日」と記載します。
  • 日付
    …見積書を発行した年月日を記載します。
  • 見積書の通し番号
    …発行者側が任意の番号を記載します。番号を振ることで、後の管理が楽になります。
    「発行年月日・発行番号」のような記載が一般的です。
  • 発行者
    …見積書の発行者の「企業名や個人名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを記載するのが一般的です。
  • 印鑑
    …印鑑はなくても問題はありません。ただ、原本の証明にもなるためマナーとして押しておくとよいでしょう。
  • 見積金額
    …見積もりの合計金額を記載します。見積金額と明細の合計金額は一致してなければいけません。
  • 品名
    …商品名やサービスの内容を、内容が明確になるようできるだけ詳細に記載します。
  • 数量
    …商品名やサービスの数量を記載します。
  • 単価
    …商品名やサービスの単価を記載します。
  • 金額
    …「数量×単価」の合計金額をそれぞれ記載します。
  • 小計
    …商品・サービスの税抜きの合計金額を記載します。
  • 消費税
    …小計にかかる消費税を記載します。
  • 合計
    …商品・サービスの税込みの合計金額を記載します。合計金額と見積金額は一致してなければいけません。
  • 備考
    上記には書ききれない補足内容や発注者とのトラブルが起きないように支払条件などを記載します。

値引きの書き方

発注者とやりとりをした結果、当初の金額から値引きをすることがあります。

見積書への記載の仕方に決まりはありませんが、値引きをしたことが伝わるように記載しましょう。

よく使われるのが「−」「△」「▲」です。

  • ¥−1,000
  • △1,000円
  • ▲1,000円

などと記載します。

通常のマイナス表記は「△」ですが、マイナスしたことをわかりやすくするために「▲」で表記することもあります。

見積書を作成する際のポイント・注意点

ここからは、見積書を作成する際のポイント・注意点について解説します。

できるだけ詳細に記載する

見積書には、

  • 情報の伝達・確認
  • 認識の相違によるトラブルの防止
  • 発注決定への促し

の役割があります。

見積書は、発注者に取引金額などの情報を提示することが大きな役割ですが、認識の違いやトラブル防止の役割も果たします。契約後のトラブルを防ぐためにも、見積の内容や取引条件などはできるだけ詳細に記載するようにしましょう。

有効期限を明記する

「見積書の書き方」でも解説しましたが、見積書には有効期限を忘れずに記載するようにしましょう。

見積書に有効期限を記載する目的は下記の2つです。

  • 後々のトラブルを防ぐため
  • すみやかな発注への促し

有効期限を記載していなかった場合、見積書に記載した金額で商品やサービスを提供し続けなければいけません。もし、景気や世界情勢による原材料費の変動があったとしても、発行された見積書に有効期限が記載されていなければ金額を変更することができなくなってしまいます。

また、見積書に有効期限を記載しておくことで、「この日までに発注をするか、しないかの返答をしなければならない」という期限がわかるため、すみやかな発注の促しにもつながります。

支払条件を明記する

支払条件とは、発注された商品やサービスが提供された後、請求金額を支払う際の条件のことです。

見積書に明記する支払条件は以下の2つです。

  • 支払い方法
  • 支払い期限

支払条件を明記しておかないと、手形で支払いされてしまったり、代金がいつまでの支払われなかったりする恐れがあります。最後まで気持ちの良い取引をするためにも、支払条件を明記しておくことが大切です。

定められた期間は保管しておく

見積書は、取引をした証拠となる書類(証憑書類)として、以下のように一定期間保管しておくことが義務付けられています

  • 法人の場合
    原則7年間
  • 個人事業主の場合
    原則5年間(消費税の課税対象者の場合は、7年間の保管)

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見積書は、正式の契約を結ぶ前の内容確認として活用され、仕事の獲得につながる重要な書類です。今回解説した見積書の書き方やポイント・注意点を押さえて見積書を作成し、双方が最後まで気持ちよく取引できるようにしましょう。

また、この記事では紹介しきれなかった「請求書」や「領収書」についての詳しい解説は下記の記事をご覧ください。

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