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株式会社を設立する場合、さまざまな手続きが必要となってきます。
役場や法務局などに出向き、作成した必要書類を提出しなくてはなりません。
もし書類に不備がある、または不足していると再提出となってしまうため、必要書類を提出するときは事前にしっかり確認しておくことが必要です。
ここでは会社設立のために必要な書類を紹介しますので、何度も足を運ばずに済むよう、しっかりチェックしてみてください。
会社設立前・設立時・設立後それぞれ届け出が必要
初めて会社を設立する場合、法務局への申請のみが必要と考えている人も多いのではないでしょうか。
会社設立には設立前と設立時、設立後に、それぞれ必要書類を提出する必要があります。
会社設立するためには、まず設立（登記）前に公証人役場に出向き、定款の認証手続きを受ける必要があります。
定款認証が完了すれば、次は法務局での登記へと進みます。
法務局で必要書類を申請し、登記が完了すれば、最後に税務署や年金事務所などへの申請を行います。
会社設立前は公証人役場へ書類を提出
まずは公証人役場に出向き、定款の認証手続きを行う必要があります。
必要となってくる書類は以下のとおりです。
定款
会社の法律となる、基本的なルールを記載した書類です。
商号や本店所在地、事業目的や発起人など、必要となる設立事項を定め、作成します。
定款の書式は自由ですが、必ず記載しなければならない絶対的記載事項がありますので、注意が必要です。
絶対的記載事項の項目は、
- 商号
- 事業目的
- 本店所在地
- 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
- 発起人の氏名又は名称及び住所
の5点です。
もし絶対的記載事項に漏れがあった場合、定款の認証を受けることができませんので気をつけましょう。
また、他にも記載していないと有効にならない相対的記載事項や、記載するかどうかは自由な任意的記載事項もありますので、決定事項などがある場合は必ずこれらも記載するようにしましょう。
発起人全員の印鑑証明書
定款の認証手続きを行う際は、発起人（株主）全員の印鑑証明書も同時に届け出なくてはなりません。
発起人の住所のある役場で取得できますので、事前に取得しておくと良いでしょう。
定款の認証手続きは発起人全員で行かなくてはなりませんが、行けない場合は実印を押した委任状が必要になります。
定款の表紙の上に委任状をつけて、提出しましょう。
会社設立時は法務局で書類を提出
公証人役場で定款認証が完了したら、次は法人登記を行うために法務局に必要書類を申請します。
必要となる書類は以下のとおりです。
登記申請書
会社設立登記を申請するには、法務局へ登記申請書を提出しなくてはなりません。
法務局のホームページに定型文や記載例がありますので、ダウンロードして参考にすると良いでしょう。
記載事項は定められていますので、記載漏れがないように作成します。
パソコンで作成できますが、印刷する場合はA4サイズになるよう注意が必要です。
手書きの場合、鉛筆は不可となっていますので、必ずボールペンなどを使用して作成しましょう。
手書きの場合も用紙サイズはA4と決まっています。
登録免許税納付用台紙
登記申請する場合、登録免許税を納付しなくてはなりません。
登録免許税は資本金額の0.7パーセントですが、計算して15万円未満となる場合は一律15万円となります。
登録免許税分の収入印紙を郵便局で購入し、収入印紙貼用台紙の中央に貼付します。
貼用台紙はA4サイズのコピー用紙で問題ありません。
定款
公証人役場で認証を受けた定款を用意します。
紙ベースの場合は定款の謄本を、電子定款の場合はCD-R、またはFDの磁気ディスクで提出します。
発起人の決定書
発起人の過半数の一致で本店所在地を決定したことを証明するための書類です。
発起人の決定書は発起人全員の押印が必要となります。
ただし、定款に本店所在地が番地まで記載されている場合は、必要ありません。
就任承諾書
会社設立時の取締役や代表取締役、監査役の就任承諾書も必要です。
取締役に就任した証明書となります。
取締役が一人だけの場合はその取締役が代表取締役になるので、代表取締役の就任承諾書は必要ありません。
取締役の印鑑証明書
各取締役の印鑑証明書も提出しなくてはなりません。
定款の認証を受ける際に、一緒に印鑑証明書を用意しておくと良いでしょう。
取締役会を設置している場合、代表取締役のみ印鑑証明書が必要になります。
発行して3カ月以内のものしか有効になりませんので、なるべく直近に取得するようにしましょう。
（資本金の）払込証明書
資本金の払込を証明する書類です。
資本金振込された発起人の通帳のコピーが必要となります。
通帳の表紙、振り込みされた記帳ページ、個人情報欄などを見開きでコピーして一緒に綴じます。
印鑑届書
新設する会社は実印を法務局に登録しなくてはなりません。
会社設立登記時に印鑑届書を提出し、登録を行います。印鑑届書は法務局のホームページからダウンロードできます。
登記すべき事項用の磁気ディスク
必要書類の中には「登記すべき事項」という文書の提出が必要になります。
書式が定まっていますので、法務局の記載例を確認しながら作成しましょう。
パソコンで作成したデータを提出することも可能なので、CD-RやFDにデータを保存して、申請書に添付しましょう。
磁気ディスクについては記載方法や規格が定められていますので、法務局のホームページで事前に確認するようにしてください。
会社設立後は税務署に書類を提出
法人登記が完了すれば、これで終わり…というわけではありません。会社を始める前に、あともう少し手続きが必要です。
会社設立したことを税務署や年金事務所、都道府県税事務所・市町村役場などに届け出や申告が必要となります。
税務署への届出書類6つ
会社を設立した場合、本店所在地の管轄税務署に必要書類を提出しなくてはなりません。
必要となる書類は以下のとおりです。
- 法人設立届出書
- 青色申告の承認申請書
- 給与支払事務所等の開設届出書
- 源泉徴収の納期の特例の承認に関する申請書
- 棚卸資産の評価方法の届出書
- 減価償却資産の償却方法の届出書
棚卸資産の評価方法の届出書と減価償却資産の償却方法の届出書は不要な場合もありますので、事前に税務署に確認しておくと良いでしょう。
都道府県税事務所・市町村役場への届出
税務署だけでなく、本店所在地のある都道府県税事務所・市町村役場へ届出が必要になります。
提出する書類は、税務署に届け出た法人設立届出書と同様のもので構いません。
年金事務所への届出
会社設立時は従業員がいないという理由から、社会保険への加入をしない会社も多いですが、社会保険の加入は義務付けられていますので、必ず手続きを行いましょう。
年金事務所は厚生年金だけでなく健康保険の加入手続きも行えますので、最寄りの年金事務所で手続きを行ってください。
労働基準監督署への届出
従業員を雇用している場合は、労災保険の加入が必要です。
労働基準監督署で加入手続きが行えますが、従業員が雇っていない場合、手続きは不要です。
まとめ
会社設立の際に必要となってくる書類についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。
会社設立にはやらなくてはならない手続きが多いため、不備が出てしまうことも少なくありません。
しかし、会社設立時の決定事項はその後の運営にも大きな影響を及ぼしますので、慎重に作成するよう心がけましょう。
監修：大久保 明信（おおくぼ あきのぶ）
・ハートランド税理士法人 代表社員（近畿税理士会所属、税理士番号：127217）
・ハートランドグループ代表取締役社長
1986年生まれ高知県出身。大阪市内の税理士事務所で経験を積み、2015年に28歳（当時関西最年少）でハートランド会計事務所（現：ハートランド税理士法人）を開業。社労士法人併設の総合型税理士法人として、2024年には顧問先数1,200件を突破。法人の税務顧問を中心に、国税局の複雑な税務調査への対応や経営へのコンサルティング等、顧問先のトータルサポートに尽力中。
