会社設立に必要な定款の作り方と認証手続きを分かりやすく解説

会社設立の際にはさまざまな手続きを踏まなければなりませんが、その中でも厄介なのが定款(ていかん)の作成です。

事前に記載すべき事項を取り決め、作成後は公証役場に提出しなくてはなりません。万が一不備があれば事業の運営に支障をきたすこともあります。

定款は会社を運営していくうえでのルールブックにもなりますので、間違いのないよう慎重に作成をするようにしましょう。

この記事では、

  • 定款とは
  • 定款に必要な記載事項
  • 定款認証の流れ

といった内容について、初心者の人でも分かりやすいように解説しています。会社設立の際に、ぜひ参考にしてみてください。

会社設立に必要な『定款』とは?

定款とは会社の運営を行うための基本的なルールを定めたもので、会社の憲法や会社の法律とも呼ばれています。

会社を設立しようとしている発起人全員で策定し、定款の作成にあたります。

商号や事業目的、本店所在地や事業目的など会社の根本的な規則を作成し、発起人たちが署名・捺印をして公証役場で公証人より認証を受けることで、初めて定款は効力を発します。

ただし、合同会社の場合は定款認証を受ける必要がありませんので、定款を作成するだけで効力を有します

株式会社を設立する場合、登記申請時に公証役場で認証を受けた定款を一緒に提出しなくてはなりません。そのため、登記前に必ず定款を作成しておく必要があります

定款作成に必要な記載事項

定款を作成するには、記載すべき事項を事前に決めておき、定款に記載しなくてはなりません。

定款の記載事項には、

  • 絶対的記載事項
  • 相対的記載事項
  • 任意的記載事項

の3種類の事項があります。

絶対的記載事項以外の記載事項については、発起人の判断で記載するかどうかを決めます。定款に記載すべき各事項について、以下に解説します。

絶対的記載事項

絶対的記載事項は、定款に必ず定めなければならない事項です。

定款にフォーマットや書き方などは特にありませんが、会社法で絶対的記載事項を記載することが定められています。法に準じた定款を作成しないと無効になってしまいますので、作成する場合は必ず以下の項目を記載するようにしましょう。

1.商号

会社名のことです。

正式名称を記載しなくてはなりませんので、株式会社を略して記載しないように気を付けましょう。

2.目的

事業目的を記載します。

目的に記載していない事業は行えませんので、将来的に可能性のある事業は記載しておきます。

3.本店の所在地

本社の所在地を記載します。

自宅を本店と定める場合、賃貸だと法人不可になっている場合がありますので、事前に確認が必要です。

本店所在地の記載は東京23区は区まで、政令指定都市は市まで、それ以外は市区町村まで記載します。番地まですべて記載することも可能ですが、事業所を移転する都度、定款も変更しなくてはなりませんので、市区町村までとしておいたほうが良いでしょう。

4.設立に際して出資される財産の価額またはその最低額

設立に際して出資される財産の価額への記載は、最低額でも可能となっています。

定款を作成した後、発起人が出資を履行できない事情が起きたとしても会社設立できるように認められている措置です。

発起人が多い場合は出資を履行できる数が分からないので、最低額の記載をするようにしましょう。逆に発起人が少なく、出資が必ず履行されるようであれば、設立に際して出資される財産の価額を確定して記載しても問題ありません。

5.発起人の氏名または名称および住所

会社設立のために出資してくれた発起人の住所と名前を記載します。

定款の最後に署名するページとは別に発起人条項を設け、記載しなくてはなりません。

6.発行可能株式総数

会社設立時に発行する株式と、設立後に発行する株式を合わせた株式数を記載します。

定款認証時までに定めなくても良いですが、登記申請を行うまでに定めなければなりません。

相対的記載事項

相対的記載事項は、定款に定めがなくても効力に影響を与えることはありませんが、定款で定めていなければ効力は発生しません。
つまり、決定事項は必ず記載しなければならないということになります。

相対的記載事項は相当な広い範囲に渡りますが、代表的な事項は以下のとおりです。

1.取締役会、監査役、会計参与、会計監査人などの機関設計
2.株主総会招集期間短縮
3.株式譲渡承認機関の別段の定め
4.取締役の任期伸長
5.株式の譲渡制限に関する定め
6.株主総会の招集通知を出す期間の短縮
7.変態設立事項(現物出資、財産引受、発起人の報酬と特別利益、設立費用)

任意的記載事項

任意的記載事項は、記載がなくてもその効力が無効になるわけではありませんが、会社が任意に基本事項として記載している事項です。

絶対的記載事項と相対的記載事項に該当せず、法律に反していなければ、いかなる事項でも任意的記載事項として定められます。

定款以外で定めても効力を発しますが、定款に記載することで対外的かつ対内的に明確化できることから、記載すべき事項といえます。また、任意的記載事項は公証役場で変更手続きをしない限り、変更することができません。

任意的記載事項の代表的な事項は以下のとおりです。

1.定時株主総会の招集時期
2.株主総会の議長
3.取締役及び監査役の員数
4.取締役の権限
5.事業年度

定款の見本

定款に記載すべき事項について説明しましたが、これを定款としてまとめるのは難しいように思えますよね。

最近はさまざまな定款のフォーマットがインターネット上で紹介されていますので、お手本にしてみるのも一つの方法です。日本公証人連合会でも定款の記載例を紹介していますので、以下に紹介します。

※株式非公開で取締役1名、監査役と会計参与が非設置の小規模会社の定款記載例

【引用】日本公証人連合会 定款等記載例

さまざまな企業形態に合わせた定款記載例が紹介されていますので、定款作成に困ったときは「日本公証人連合会 定款等記載例」を見本に、作成してみてはいかがでしょう。

定款の認証手続き

定款を作成したら、認証を受けなくてはなりません。

定款は本店所在地を管轄する法務局、または地方法務局の公証役場で認証手続きを行います。

なお、この定款認証手続きは、

(1)公証役場で直接おこなう
(2)テレビ電話でおこなう

の2パターンがあります。

公証役場保存用・会社保存用・登記用の3通の定款が必要になりますので、公証役場で直接申請流場合は事前に用意しておきましょう。

(1)公証役場で直接おこなう場合の準備とポイント

持参する定款の綴じ方

A4サイズの用紙に定款を3部プリントアウトし、ホチキスで留めて製本します。

3通とも各ページの継ぎ目に発起人全員分の実印を契印します。製本テープで袋とじをする場合は、製本テープと定款の綴じ目に契印が必要です。表と裏両面ともに、発起人全員分の契印を行います。

定款に不備がある場合は再度提出しなおさなくてはならないので、間違いがないかしっかりチェックしておきましょう。製本や契印方法については、こちら(袋綴じの方法-京橋公証役場)を参考にしてみてください。

公証役場に持参するもの

定款認証を受ける際に持参するものは、以下のとおりです。

  • 定款3通
  • 発起人全員の印鑑証明書(発行後3カ月以内のもの)
  • 発起人全員の実印
  • 4万円分の収入印紙(電子申請なら不要)
  • 認証手数料5万円
  • 定款の謄本交付手数料(1枚250円)
  • 身分証明書

代理人が定款認証手続きを行う場合、委任状が必要になります。

代理人の身分証明書の提示をしなくてはなりませんので、持参するようにしましょう。

また、代理人の実印及び印鑑証明書を求められることもありますので、事前に公証役場に確認しておきましょう。

事前にチェックしてもらうことも可能

不備がないか不安な場合は、事前に公証役場、または法務局でチェックしてもらうことが可能です。

定款が出来上がったら公証役場、または法務局に電話を入れ、定款の事前確認を依頼しましょう。

事前確認は直接持っていくこともできますが、FAXやメールで送ることも可能です。印鑑証明書や委任状の確認も同時にしてもらえるので、一緒に送付しておくと良いでしょう。

事前確認が完了すれば公証役場から連絡がきますので、そのときに認証手続きを行う日時を伝えて予約します。公証人は何件もの事件を取り扱っていますので、いきなり訪問しても当日中に認証を受けられないこともあります。必ず予約をして訪問するようにしましょう。

(2)テレビ電話でおこなう場合の準備とポイント

面談がテレビ電話で置き換わるだけで、手続きに必要な資料や手続き内容自体は直接公証役場でおこなう場合と変わりません。

以下、テレビ電話による定款認証の大まかな流れです。

1.定款の確認
…定款案や発起人などの必要資料(収入印紙は不要)をメールで公証役場で送ります。

2.電子定款、実質的支配者の申告者
…電子定款に電子署名をし、オンライン申請をおこないます。その後、実質的支配者の申告書をメールで送り、認証日時を予約します。

3.費用振込
…メールで認証に必要な費用が送られてくるため、その費用を指定の振込先に振り込みます。また、振込が確認されると、テレビ電話による認証のURLが送られてきます。

4.テレビ電話による認証
…予約した日時になれば、送られてきたURLにアクセスし、テレビ電話で認証手続きをおこないます。また、この際に身分証明書を確認されるため、事前に準備しておきましょう。

5.書類の返送、受け取り
…公証役場に送った定款をはじめとした書類がレターパックで返送されてきます。大切に保管しておきましょう。

まとめ

定款の作成方法と認証手続きについて紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

認証手続きには公証役場に出向く必要がありましたが、2019年3月29日よりテレビ電話による認証が導入されたため、公証役場に行かなくても認証を受けることが可能になりました。

ただし、電子定款での申請が必須条件となっていますので、事前にオンラインで認証申請を行わなくてはなりません。

興味のある方は「日本公証人連合会のテレビ電話による認証制度」をチェックしてみてください。

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